Introducere

ELEVEN ACCESS INTERNATIONAL SERVICES SRL („ELEVEN ACCESS”, „Compania”, „noi”, „nostru”) se angajează să protejeze datele cu caracter personal și să asigure transparența cu privire la modul în care informațiile personale sunt colectate, utilizate, stocate, divulgate și prelucrate.

Prezenta Politică privind protecția datelor cu caracter personal („Politica”) descrie modul în care ELEVEN ACCESS prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 – Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) și cu orice altă legislație aplicabilă în domeniul protecției datelor.

Această Politică se aplică datelor cu caracter personal ale:

• vizitatorilor website-ului;
• angajaților și foștilor angajați;
• candidaților și persoanelor care aplică pentru locuri de muncă;
• clienților și reprezentanților sau angajaților acestora;
• furnizorilor, subcontractorilor, transportatorilor și altor parteneri de afaceri și reprezentanților sau angajaților acestora;
• persoanelor ale căror date cu caracter personal sunt furnizate către ELEVEN ACCESS în legătură cu serviciile prestate de companie.

Această Politică poate fi utilizată și ca cadru general de conformitate internă privind protecția datelor, precum și pentru transparență față de terți.

Operatorul de date

Operatorul responsabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:

ELEVEN ACCESS INTERNATIONAL SERVICES SRL
România

Pentru orice întrebări privind prelucrarea datelor personale sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor, persoanele ne pot contacta la:

Email: dpo@elevenaccess.com

ELEVEN ACCESS a analizat cerințele legale aplicabile activităților sale și, în prezent, nu este obligată să desemneze un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO). Totuși, compania utilizează adresa de contact de mai sus ca punct dedicat pentru aspecte legate de confidențialitate.

Terminologie

În sensul prezentei Politici, următoarele definiții se aplică:

„Angajat(i)” – orice persoană care este sau a fost angajată de ELEVEN ACCESS sau care aplică pentru angajare, inclusiv personal administrativ, personal temporar, voluntari, stagiari, colaboratori independenți, persoane care lucrează în baza unor acorduri de colaborare și reprezentanți legali, după caz.

„Date cu caracter personal” – orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană identificabilă este cea care poate fi identificată direct sau indirect, în special prin referire la un identificator precum:

• nume
• număr de identificare
• date de localizare
• identificator online
• unul sau mai mulți factori specifici identității fizice, fiziologice, genetice, mentale, economice, culturale sau sociale.

„Date sensibile / categorii speciale de date” – date care dezvăluie:

• originea rasială sau etnică
• opinii politice
• convingeri religioase sau filosofice
• apartenența la sindicate
• date genetice
• date biometrice utilizate pentru identificarea unică
• date privind sănătatea
• date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.

„Prelucrare” – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor personale, precum:

• colectarea
• înregistrarea
• organizarea
• structurarea
• stocarea
• modificarea
• consultarea
• utilizarea
• transmiterea
• restricționarea
• ștergerea
• distrugerea.

„Restricționarea prelucrării” – marcarea datelor stocate pentru a limita prelucrarea acestora în viitor.

„Profilare” – orice formă de prelucrare automată a datelor personale utilizată pentru evaluarea unor aspecte personale ale unei persoane fizice.

„Sistem de evidență” – orice set structurat de date personale accesibil după anumite criterii.

„Operator” – persoana fizică sau juridică care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor.

„Persoană împuternicită” (Processor) – persoana care prelucrează datele în numele operatorului.

„Destinatar” – persoana sau autoritatea căreia îi sunt divulgate datele personale.

„Terț” – orice persoană diferită de persoana vizată, operator sau persoană împuternicită.

„Consimțământ” – manifestarea liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a voinței persoanei vizate prin care aceasta acceptă prelucrarea datelor sale.

„Încălcarea securității datelor” – incident care duce la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizată a datelor.

„Date biometrice” – date rezultate din prelucrarea caracteristicilor fizice sau comportamentale (de exemplu: amprente, imagini faciale).

„Reprezentant” – persoana desemnată conform art. 27 GDPR pentru reprezentarea operatorului.

„Organizație internațională” – organizație guvernată de drept internațional public.

Abrevieri utilizate

DPO – Responsabil cu Protecția Datelor
GDPR – Regulamentul General privind Protecția Datelor (UE 2016/679)
EEA – Spațiul Economic European
UE – Uniunea Europeană

Obiectivul politicii

Această politică stabilește cadrul general pentru protecția adecvată a datelor personale prelucrate de ELEVEN ACCESS.

În special, politica urmărește ca ELEVEN ACCESS:

• să respecte legislația privind protecția datelor, inclusiv GDPR;
• să protejeze drepturile și libertățile persoanelor vizate;
• să asigure transparența privind colectarea și utilizarea datelor;
• să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate;
• să reducă riscurile juridice, operaționale și reputaționale.

Toate persoanele care au acces la date personale trebuie să le prelucreze în conformitate cu această Politică și cu legislația aplicabilă.

Domeniul de aplicare

Această politică este obligatorie pentru:

• toți angajații ELEVEN ACCESS;
• contractori, furnizori, clienți și subcontractori;
• orice persoană care are acces la date personale în cadrul activităților companiei.

Politica acoperă prelucrarea datelor referitoare la:

• angajați
• candidați
• clienți
• furnizori
• parteneri de afaceri
• autorități publice
• utilizatori ai website-ului.

Categorii de date colectate

În funcție de relația cu compania, pot fi colectate următoarele date:

7.1 Vizitatori website

• adresă IP
• tip browser
• informații dispozitiv
• sistem de operare
• cookie-uri
• activitate de navigare

7.2 Clienți și parteneri

• nume și prenume
• companie
• funcție
• email
• telefon
• adresă business
• informații contractuale
• semnătură

7.3 Candidați

• nume
• date de contact
• CV
• experiență profesională
• educație
• licențe profesionale
• recomandări
• note interviu

7.4 Angajați

Pot include:

• date identificare
• adresă
• data nașterii
• CNP
• acte identitate
• diplome
• permis conducere
• istoricul angajării
• evaluări
• salariu
• cont bancar
• date fiscale
• comunicații de serviciu
• loguri acces și securitate

7.5 Date pentru acces la proiecte

În proiecte cu acces restricționat (ex: baze militare) pot fi colectate:

• nume complet
• data nașterii
• date pașaport / CI
• naționalitate
• date vehicul
• calificare profesională

Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru:

• managementul relațiilor de muncă
• recrutare
• executarea contractelor
• furnizarea serviciilor de transport, recrutare și logistică
• gestionarea solicitărilor
• conformitate legală
• securitate și control acces
• protejarea activelor companiei
• administrarea website-ului
• comunicări comerciale
• apărarea drepturilor legale

Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea se bazează pe:

• executarea unui contract
• obligații legale
• interes legitim
• consimțământul persoanei vizate

Consimțământul poate fi retras oricând.

Principiile GDPR respectate

ELEVEN ACCESS respectă principiile GDPR:

• legalitate, echitate și transparență
• limitarea scopului
• minimizarea datelor
• acuratețe
• limitarea stocării
• integritate și confidențialitate
• responsabilitate (accountability)

Categorii speciale de date

Compania nu colectează intenționat date sensibile decât dacă este strict necesar și legal permis.

Consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta trebuie să fie:

• liber exprimat
• specific
• informat
• neechivoc

Retragerea consimțământului se poate face la:

dpo@elevenaccess.com

Marketing direct

Comunicările de marketing sunt trimise doar dacă sunt permise de lege și, unde este necesar, pe baza consimțământului.

Persoanele se pot dezabona oricând.

ELEVEN ACCESS nu vinde date personale către terți.

Partajarea datelor

Datele pot fi partajate cu:

• angajați autorizați
• clienți și parteneri contractuali
• furnizori și subcontractori
• furnizori IT și cloud
• contabili și avocați
• autorități publice

Toți terții trebuie să respecte legislația GDPR.

Transferuri internaționale

Datele pot fi transferate în afara SEE doar dacă există garanții adecvate, precum:

• decizii de adecvare
• clauze contractuale standard

Perioada de stocare

Datele sunt păstrate doar cât este necesar.

Exemple:

• recrutare: până la 12 luni
• date angajați: durata angajării + perioade legale
• date contabile: 5–10 ani
• marketing: până la retragerea consimțământului

Securitatea datelor

ELEVEN ACCESS implementează măsuri precum:

• acces restricționat
• parole securizate
• infrastructură IT sigură
• criptare
• confidențialitate contractuală
• arhivare securizată
• training personal

Acuratețea datelor

Compania ia măsuri pentru a se asigura că datele sunt:

• corecte
• complete
• actualizate

Informarea persoanelor vizate

Informațiile privind prelucrarea datelor sunt furnizate prin:

• această Politică
• contracte
• website
• comunicări oficiale

Notificare privind recrutarea

Datele candidaților sunt utilizate exclusiv pentru recrutare.

Dacă candidatura nu este acceptată, datele pot fi păstrate până la 12 luni pentru oportunități viitoare.

Cookie-uri

Website-ul poate utiliza cookie-uri pentru:

• funcționarea corectă
• analiză trafic
• securitate

Detalii suplimentare pot fi disponibile într-o Politică de Cookies separată.

Responsabilități

Toți angajații trebuie să respecte această politică.

Managementul este responsabil pentru:

• actualizarea politicii
• implementarea măsurilor GDPR
• instruirea personalului

Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, persoanele au dreptul la:

• informare
• acces la date
• rectificare
• ștergere
• restricționare
• portabilitate
• opoziție
• a nu face obiectul deciziilor automate
• retragerea consimțământului
• depunerea unei plângeri la ANSPDCP

Solicitările pot fi trimise la:

dpo@elevenaccess.com

Actualizarea politicii

ELEVEN ACCESS poate actualiza această Politică pentru a reflecta modificări legislative sau operaționale.

Cea mai recentă versiune va fi disponibilă pe website-ul companiei.

Contact

Pentru întrebări privind protecția datelor:

ELEVEN ACCESS INTERNATIONAL SERVICES SRL
Email: dpo@elevenaccess.com